Wybierając firmę sprzątającą, łatwo zacząć od porównania cen. Jeśli kilka ofert dotyczy pozornie tej samej usługi, naturalne wydaje się wybranie tej najtańszej.
Problem w tym, że w przypadku sprzątania biur sama końcowa kwota niewiele mówi o tym, co rzeczywiście otrzymamy w ramach usługi. Różnice pomiędzy ofertami mogą dotyczyć zakresu prac, częstotliwości wykonywania poszczególnych czynności, stosowanych środków, organizacji zastępstw czy sposobu kontroli jakości.
Dlatego przed wyborem najtańszej oferty warto sprawdzić nie tylko ile kosztuje sprzątanie biura, ale również co dokładnie obejmuje podana cena.
Skąd biorą się różnice w cenach sprzątania biur?
Dwie firmy mogą przedstawić zupełnie różne wyceny tego samego biura. Nie musi to od razu oznaczać, że droższa oferta jest lepsza, a tańsza gorsza.
Warto jednak wiedzieć, z czego wynika różnica.
Na cenę sprzątania wpływają między innymi:
- powierzchnia i układ biura,
- częstotliwość sprzątania,
- liczba pomieszczeń sanitarnych i kuchni,
- zakres prac wykonywanych podczas każdej wizyty,
- liczba osób potrzebnych do wykonania usługi,
- używane środki i sprzęt,
- godziny, w których wykonywane jest sprzątanie,
- dodatkowe czynności wykonywane okresowo.
Dlatego porównywanie wyłącznie kwoty na dole oferty może prowadzić do błędnych wniosków.
Ta sama usługa tylko z pozoru
W jednej ofercie zapis „sprzątanie biura” może obejmować odkurzanie, mycie podłóg, opróżnianie koszy i podstawowe sprzątanie toalet.
W innej w tej samej cenie lub za niewielką dopłatą mogą znaleźć się również regularne czyszczenie drzwi, przeszkleń, listew, powierzchni ponad poziomem biurek czy dokładniejsze sprzątanie kuchni.
Różnić może się także częstotliwość wykonywania niektórych prac.
Dlatego przy porównywaniu ofert warto poprosić o dokładny zakres czynności oraz informację, jak często będą wykonywane.
Dzięki temu zamiast porównywać dwie kwoty, porównujemy rzeczywisty zakres usług.
Kiedy niska cena może oznaczać dodatkowe koszty?
Najtańsza oferta może być bardzo dobra. Powinna jednak skłonić do sprawdzenia, dlaczego cena jest wyraźnie niższa od pozostałych.
W przeciwnym razie pozorna oszczędność może po pewnym czasie oznaczać dodatkowe problemy.
Poprawki i reklamacje
Jeśli część prac jest wykonywana niedokładnie, ktoś musi zgłaszać uwagi, kontaktować się z wykonawcą i sprawdzać poprawki.
Nawet jeśli sama reklamacja nie wiąże się z dodatkową opłatą, wymaga czasu osoby odpowiedzialnej za biuro.
Przy regularnej usłudze problem powtarzający się kilka razy w miesiącu potrafi być bardziej uciążliwy niż nieco wyższa cena dobrze zorganizowanego sprzątania.
Brak stałości usługi
W biurze szybko powstają określone potrzeby i przyzwyczajenia. Wiadomo, które miejsca wymagają szczególnej uwagi, gdzie gromadzi się najwięcej zabrudzeń albo które pomieszczenia są intensywniej użytkowane.
Częste zmiany osób sprzątających mogą oznaczać konieczność ponownego przekazywania tych informacji.
Dlatego przy wyborze firmy warto zapytać nie tylko o cenę, ale także o sposób organizowania zespołu i zastępstw.
Niejasny zakres prac
Częstym źródłem nieporozumień nie jest sama jakość sprzątania, lecz różne oczekiwania klienta i wykonawcy.
Klient zakłada, że dana czynność jest częścią regularnego sprzątania, podczas gdy firma traktuje ją jako usługę dodatkową.
Dlatego dobry zakres prac powinien jasno określać:
- co jest wykonywane podczas każdej wizyty,
- które czynności wykonywane są okresowo,
- co znajduje się poza podstawowym zakresem,
- jak rozliczane są ewentualne prace dodatkowe.
Im dokładniej jest to ustalone na początku współpracy, tym mniej niespodziewanych kosztów później.
Cena sprzątania biura powinna być przewidywalna
Dla firmy korzystającej z regularnego sprzątania ważna jest nie tylko wysokość miesięcznej opłaty.
Liczy się również możliwość zaplanowania kosztów.
Dobrze przygotowana oferta powinna jasno określać, co klient otrzymuje za ustaloną kwotę i w jakich sytuacjach mogą pojawić się dodatkowe opłaty.
Pozwala to uniknąć sytuacji, w której atrakcyjna początkowo cena stopniowo rośnie wraz z kolejnymi usługami dodatkowymi.
Na co zwrócić uwagę porównując ceny firm sprzątających?
Zanim wybierzesz ofertę, warto zadać kilka prostych pytań:
Czy zakres prac jest dokładnie opisany?
Samo określenie „kompleksowe sprzątanie biura” może dla różnych firm oznaczać coś zupełnie innego.
Jak często wykonywane są poszczególne czynności?
Nie wszystko musi być wykonywane podczas każdej wizyty, ale częstotliwość powinna być jasno ustalona.
Czy środki czystości i sprzęt są wliczone w cenę?
Warto wiedzieć, czy przedstawiona kwota rzeczywiście obejmuje cały koszt usługi.
Jak rozwiązywane są zastępstwa?
Regularność sprzątania ma znaczenie szczególnie w biurach pracujących przez cały tydzień.
Jak zgłasza się uwagi do wykonanej usługi?
Dobrze ustalony sposób kontaktu znacznie ułatwia współpracę.
Więcej o tym jak wybrać firmę sprzątającą piszemy tu.
Najtańsza oferta nie zawsze oznacza największą oszczędność
Przy wyborze firmy sprzątającej cena oczywiście ma znaczenie. Nie powinna jednak być jedynym kryterium.
Najbardziej opłacalna oferta to niekoniecznie ta z najniższą kwotą, lecz taka, w której cena odpowiada rzeczywistemu zakresowi usługi, a warunki współpracy są jasno określone.
Dlatego przed podjęciem decyzji warto porównać nie tylko miesięczne koszty, ale również zakres prac, ich częstotliwość i sposób organizacji usługi.
Jeśli szukasz regularnego sprzątania biura w Poznaniu, sprawdź naszą ofertę sprzątania biur lub skontaktuj się z nami. Po poznaniu powierzchni, częstotliwości sprzątania i oczekiwanego zakresu prac możemy przygotować indywidualną wycenę.